I sistemi di automazione per farmacie rappresentano un progresso fondamentale nella tecnologia sanitaria, trasformando radicalmente il modo in cui i farmaci vengono dispensati, gestiti e somministrati. Nel tempo, questi sistemi sono passati da semplici contatori di pillole a dispensatori robotici avanzati e piattaforme software integrate. Oggi, grazie a innovazioni come la robotica, l'intelligenza artificiale e le soluzioni sanitarie digitali, il retail farmaceutico sta vivendo una rivoluzione, diventando sempre più efficiente e competitivo.
*Fonte: Report Delveinsight
Un esempio emblematico di questa evoluzione è rappresentato da GAIA (Gestione Acquisti con Intelligenza Artificiale), sviluppata da S2E. Questa soluzione software basata sull’uso dell’intelligenza artificiale in farmacia affronta con efficacia numerose sfide operative e punta a migliorare i propri processi interni, oltre a offrire un servizio più mirato ai clienti.
Uno degli aspetti più cruciali nella gestione di un magazzino farmaceutico è l’ottimizzazione delle giacenze. I farmacisti devono trovare il giusto equilibrio tra quantità e mix di prodotti da ordinare. GAIA utilizza in tal senso algoritmi intelligenti per suggerire le quantità ideali da tenere in stock, considerando fattori come le vendite passate, i listini, le promozioni e le offerte dei fornitori. Questo approccio consente di eliminare così prodotti obsoleti, mantenere in magazzino quelli più profittevoli e risparmiare sul valore delle giacenze.
L’ottimizzazione delle giacenze non è solo una questione economica, ma anche di servizio: disporre dei prodotti giusti al momento giusto consente ai farmacisti di soddisfare le richieste dei clienti con maggiore precisione.
GAIA non si limita a gestire le scorte, ma contribuisce anche alla massimizzazione del margine. Per ogni prodotto, il software suggerisce il miglior fornitore in base ai costi, agli sconti e alle promozioni disponibili, tenendo conto degli eventuali target d’acquisto definiti con i grossisti. Le quantità ordinate sono calibrate in base ai calendari di consegna specifici per ogni grossista, con tempi e costi ottimizzati.
L'utilizzo di questa intelligenza artificiale in farmacia consente quindi di ottenere margini più elevati, migliorando la redditività complessiva del punto vendita.
GAIA è progettato anche per ridurre i sospesi, ossia la mancanza di un prodotto quando il cliente ne ha bisogno. Questo è un aspetto critico per le farmacie urbane e rurali, che devono bilanciare le esigenze dei clienti con una gestione efficiente del magazzino. Grazie alla previsione della domanda futura, GAIA supporta la riduzione del rischio di esaurimento delle scorte, migliorando la continuità del servizio e mantenendo un alto livello di soddisfazione del cliente.
Relativamente ai vantaggi di cui sopra, i risultati ottenuti nella collaborazione con una delle principali catene di farmacie italiane sono sorprendenti:
Ai vantaggi descritti sopra, si aggiunge anche il risparmio di tempo grazie all’automazione. GAIA semplifica infatti l’attività del farmacista: con i riordini calcolati dal gestionale sulla base delle informazioni intelligenti fornite da GAIA, il farmacista risparmia tempo prezioso nella parte decisionale del riordino, potendo così concentrarsi su attività più strategiche e a valore aggiunto nel rapporto con il paziente/cliente, quali una maggiore interazione e la consulenza personalizzata.
Nonostante l’automazione, GAIA non sostituisce il ruolo del farmacista ma ne valorizza le competenze. Una delle ultime funzioni introdotte dal team di sviluppo è proprio legata all’ascolto delle scelte e del comportamento del farmacista: questo, infatti, è il maggior conoscitore della sua clientela, anche di quella meno assidua seppur fedele, e, integrare a livello algoritmico l’esperienza e il rapporto diretto che il farmacista ha con la sua clientela, ha portato ad un significativo miglioramento sia dell’automazione stessa sia della qualità del servizio finale. Questo esempio di utilizzo dell’intelligenza artificiale in farmacia dimostra come sia possibile combinare tecnologia avanzata e competenza umana per ottenere risultati eccezionali.
Ancora, GAIA si è gradualmente innovata nelle sue funzionalità diventando oggi un completo sistema di gestione della rete. Ad esempio, supporta la veicolazione dei migliori assortimenti in farmacia o indirizza gli acquisti su grossisti preferenziali sulla base di accordi presi tra catena e fornitori. Nato come strumento per l’ottimizzazione del processo di riordino della singola farmacia, con evidenti vantaggi economici per la farmacia e la catena nel suo complesso, GAIA rappresenta oggi uno strumento a 360 gradi, che supporta la messa a terra sulla rete di scelte assortimentali e strategiche prese a livello centrale.
“GAIA è una soluzione data driven che utilizza algoritmi di intelligenza artificiale nell’automazione del riordino in farmacia che assicura vantaggi immediati in termini di riduzione delle giacenze con un significativo miglioramento delle marginalità dei punti vendita”, spiega Stefano Bonfatti, direttore di QuantiaS, business line di S2E. “Nata a supporto dell’efficienza operativa del farmacista, oggi GAIA è uno strumento più complesso di governo della rete per qualsiasi catena che voglia uniformare e quindi ottimizzare i propri processi. Forti dei risultati raggiunti con la principale catena italiana, proponiamo GAIA anche ad altre realtà per supportarle nel loro percorso di crescita, guadagnando competitività sul mercato retail e un miglior servizio ai propri clienti finali”.
Dopo l’esperienza consolidata nelle farmacie, GAIA si è poi evoluto con soluzioni indirizzate ad altri contesti. Parliamo di:
Questi strumenti sfruttano algoritmi di machine learning per ottenere previsioni a medio e lungo termine delle vendite, facilitando il riordino e riducendo le situazioni di out-of-stock.
Le funzionalità avanzate di GAIA Vision, come l’analisi predittiva e la gestione centralizzata degli ordini, lo rendono uno strumento versatile per diversi settori, inclusi supermercati, negozi di moda e bricolage. Tale flessibilità apre nuove opportunità per ottimizzare la logistica anche al di fuori dell’ambito farmaceutico.
L’intelligenza artificiale in farmacia, grazie a strumenti come GAIA, rappresenta un supporto decisivo nell'accelerazione del retail farmaceutico, migliorando la gestione magazzino farmaceutico e ottimizzando le scorte. La sua capacità di apprendere dai comportamenti dei farmacisti e di integrare la loro esperienza lo rende un alleato indispensabile nella gestione moderna della farmacia, migliorando l’efficienza operativa e la soddisfazione del cliente.
Inoltre, le diverse competenze AI del team GAIA, dall’advanced analytics al machine learning per previsioni e anomaly detection, e relative all’AI generativa, quali prompting, RAG e tuning di modelli LLM, possono soddisfare le esigenze di qualsiasi azienda non solo del mondo farmaceutico ma di tutto il settore retail, ove l'intelligenza artificiale viene sempre più adottata e riconosciuta come una leva strategica per sfruttare le opportunità di crescita offerte dal comparto.